عادة ما يتم إصدار السياسات من خلال وثائق رسمية مكتوبة. وثائق السياسة
غالبًا ما يأتي مصحوبًا بتأييد أو توقيع السلطات التنفيذية داخل نطاق
تنظيم لإضفاء الشرعية على السياسة وإثبات أنها تعتبر سارية المفعول. مثل
غالبًا ما تحتوي المستندات على تنسيقات قياسية خاصة بالمنظمة التي تصدر
سياسات. في حين أن مثل هذه التنسيقات تختلف في الشكل ، عادة ما تحتوي وثائق السياسة على بعض
المكونات القياسية بما في ذلك:
• بيان الغرض ، يحدد سبب إصدار المنظمة للسياسة ، وماذا
يجب أن يكون التأثير المطلوب أو نتيجة السياسة.
• بيان قابلية التطبيق والنطاق ، يصف من تؤثر السياسة وأيها
تتأثر الإجراءات بالسياسة. التطبيق والنطاق قد صراحة
استبعاد بعض الأشخاص أو المؤسسات أو الإجراءات من متطلبات السياسة.
يتم استخدام قابلية التطبيق والنطاق لتركيز السياسة على الأهداف المرجوة فقط ، و
تجنب العواقب غير المقصودة حيثما أمكن ذلك.
• تاريخ نفاذ يشير إلى متى تدخل السياسة حيز التنفيذ. اثر رجعي
السياسات نادرة ، ولكن يمكن العثور عليها.
• قسم المسؤوليات ، يشير إلى الأحزاب والمنظمات
مسؤول عن تنفيذ بيانات السياسة الفردية. قد تتطلب العديد من السياسات
إنشاء بعض الوظائف أو الإجراءات الجارية. على سبيل المثال ، الشراء
قد تحدد السياسة إنشاء مكتب شراء لمعالجة الشراء
الطلبات ، وأن هذا المكتب سيكون مسؤولاً عن الإجراءات الجارية.
غالبًا ما تتضمن المسؤوليات تحديد أي رقابة ذات صلة و / أو
هياكل الحوكمة.
• بيانات السياسة التي تشير إلى اللوائح أو المتطلبات أو التعديلات المحددة
للسلوك التنظيمي الذي تخلقه السياسة. بيانات السياسة هي
متنوع للغاية اعتمادًا على المنظمة والنية ، وقد يستغرق الأمر تقريبًا
اي نموذج.
قد تحتوي بعض السياسات على أقسام إضافية ، بما في ذلك:
• الخلفية ، تشير إلى أي أسباب ، والتاريخ ، والنية التي أدت إلى إنشاء
السياسة ، والتي قد يتم سردها كعوامل محفزة. هذه المعلومات غالبًا ما تكون تمامًا
تكون ذات قيمة عندما يجب تقييم السياسات أو استخدامها في المواقف الغامضة ، تمامًا مثل
يمكن أن يكون القصد من القانون مفيدًا للمحكمة عند الفصل في قضية تتعلق بذلك
قانون.
• التعريفات ، وتقديم تعريفات واضحة لا لبس فيها للمصطلحات والمفاهيم
وجدت في وثيقة السياسة.
